Word Documents Event – Feature ที่ไม่มีใครใช้ (รู้)

เวลาเราทำโปรเจค ส่วนประกอบที่จะขาดไม่ได้เลยก็คือ รายงานนั่นเอง ถ้าทำงานกับ K2 ปกติ tool ที่เราใช้ทำรายงานก็จะเป็น Reporting Services เพราะว่า มีมากับ SQL Server อยู่แล้ว และสามารถใช้ Data Source เป็น SmartObject ได้ (แต่ผมรู้ว่า ส่วนใหญ่ไม่มีใครทำกันหรอก ต่อตรง database เอาซะมากกว่า) ซึ่งรายงานส่วนมากก็แบ่งรูปแบบได้เป็น 2 แบบคือ

1. รายงานทั่วไป – พวกรายงานแบบที่ดึงข้อมูลมาแสดงตามรูปแบบความต้องการของลูกค้า

2. รายงานที่ต้องใส่ข้อมูลตาม format หรือที่เรียกกันว่า pre-printed form

ถ้าเจอรายงานแบบที่ 2 เมื่อก่อนเราจะนิยมใช้ printer แบบ dot matrix (หือ…อะไรนะ ไม่รู้จักเหรอ?? อ้อ…เกิดไม่ทัน!!! = =’) เนื่องจากสามารถจัดหน้าได้ง่าย แต่ถ้าเราเจอ requirement แบบที่บอกว่า ให้เอาข้อมูลที่เราเก็บไว้ใน database เอามาใส่ใน pre-printed form ที่มีอยู่แล้ว แต่ยังไม่นำไปใช้นะ ต้องส่งมาให้ผู้ตรวจสอบ ตรวจสอบงานก่อนเมื่อผ่านแล้ว ถึงจะนำไปใช้ได้ ซึ่งถ้าเจอ requirement อย่างนี้ เราอาจจะทำเป็นหน้า web form เพื่อให้ผู้ตรวจสอบ ตรวจสอบงานก่อนได้ แต่ถ้ามี requirement เพิ่มเติมอีกว่า ผู้ตรวจสอบอยากจะจัดหน้าเอกสารเอง เพื่อเวลาพิมพ์จะได้ถูก format ตามที่ต้องการ พอเจออย่างนี้ เราจะทำอย่างไรดี….

ใช่แล้วครับ!!! เอา pre-printed form ที่ว่า ไปทำเป็น template ใน word (แน่ล่ะ ก็จั่วหัวไว้ซะขนาดนั้น จะให้ไปใช้ excel หรือไง) จากนั้นก็หยอดข้อมูลเข้าไปแบบ pre-printed นั่นเอง แน่นอนว่า เราสามารถทำผ่าน coding ได้ แต่ถ้าไม่อยาก coding ก็สามารถทำผ่าน K2 ได้เหมือนกัน

สิ่งที่ต้องทำอย่างแรกคือ เตรียม document template ไว้ วิธีทำก็คือ เราจะใช้ Content Control เป็นจุดที่เราจะเอา data ใส่เข้าไป (ถ้าใครเปิด Developer tab ใน word ไม่เป็น ลองดูที่นี่ครับ https://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb608625.aspx)

new 01

จากนั้นก็ใช้ “Word Document Event” ที่อยู่ใน K2 Studio หรือ K2 for Visual Studio ในการเปิด file ที่ว่าขึ้นมา (สามารถเปิดจาก physical path หรือ SharePoint Document Library ก็ได้) และแทนที่ข้อมูลใน Content Control ด้วยข้อมูลที่เราต้องการ

02

03

04

05

06

โดยในด้าน solution เราสามารถที่จะนำ file ไปวางไว้ใน document library ของ SharePoint จากนั้น set permission ให้ผู้ตรวจสอบเห็น file ได้ หลังจากที่ผู้ตรวจสอบดูข้อมูลใน document และ approve งานแล้ว เราก็สามารถย้าย document ที่ approve แล้ว ไปวางไว้ในอีก document library เพื่อนำไปใช้งานต่อไป ซึ่งตรงนี้ใน Word Documents Event ยังสามารถ convert ตัว document ที่เป็น word ธรรมดาให้กลายเป็น pdf file ได้อีกด้วย

หวังว่า จะเป็นประโยชน์ไม่มากก็น้อย ไว้เจอกันคราวหน้าครับ 🙂

Advertisements

One thought on “Word Documents Event – Feature ที่ไม่มีใครใช้ (รู้)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s